Ficha de EPI: Guia Completo para Empresas em 2026

A ficha de EPI é o documento que registra a entrega, a substituição e a devolução de Equipamentos de Proteção Individual aos trabalhadores, com assinatura do empregado e do responsável. Exigida pela NR-6 do Ministério do Trabalho e Emprego, ela é a principal prova de que a empresa cumpriu sua obrigação legal de proteger o trabalhador contra riscos ocupacionais.

O que é a Ficha de EPI e por que ela é obrigatória?

A ficha de EPI é um registro formal — físico ou eletrônico — que comprova a entrega de cada item de proteção individual a cada trabalhador. Sem ela, a empresa não tem como demonstrar, em uma fiscalização ou ação trabalhista, que forneceu os equipamentos adequados.

A obrigatoriedade está expressa na NR-6, item 6.6.1, alínea "f":

"Registrar o seu fornecimento ao trabalhador, podendo ser adotados livros de registro, fichas ou sistema informatizado."

— NR-6, Ministério do Trabalho e Emprego

Além da NR-6, a ficha também sustenta os lançamentos no eSocial SST (evento S-2240 — Condições Ambientais do Trabalho), que exige a indicação dos EPIs utilizados por função e a confirmação de entrega ao trabalhador.

Quais informações devem constar na Ficha de EPI?

Não existe um modelo único padronizado em lei, mas as informações abaixo são exigidas pela NR-6 e consolidadas pela prática de fiscalização do trabalho:

• Identificação da empresa (razão social, CNPJ, estabelecimento)
• Identificação do trabalhador (nome completo, CPF, matrícula, cargo/função)
• Descrição do EPI (nome, tipo, finalidade)
• Número do CA (Certificado de Aprovação) emitido pelo MTE
• Data de entrega e quantidade
• Assinatura do trabalhador na data de recebimento
• Data de devolução ou substituição, quando aplicável
• Assinatura do responsável pelo fornecimento

O CA (Certificado de Aprovação) é item obrigatório: todo EPI comercializado no Brasil precisa ter CA válido, concedido pelo sistema do MTE. Fornecer EPI sem CA válido equipara-se a não fornecer nenhum.

Como preencher a Ficha de EPI passo a passo?

1. Identifique os riscos por função: consulte o PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) e o Laudo de Insalubridade/LTCAT para saber quais EPIs são necessários para cada cargo.
2. Confirme o CA: acesse a base de dados de CA do MTE e verifique se o número está ativo e vigente.
3. Preencha os dados do trabalhador e do equipamento antes da entrega.
4. Entregue o EPI junto com orientação de uso: a NR-6 obriga o empregador a treinar o trabalhador sobre uso, guarda e conservação.
5. Colha a assinatura no ato da entrega — nunca em branco ou retroativamente.
6. Registre substituições e devoluções com data e motivo (desgaste, perda, troca de função).
7. Arquive pelo prazo legal (mínimo 20 anos — veja tabela abaixo).

Por quanto tempo a empresa deve guardar a Ficha de EPI?

O prazo de guarda é tema sensível porque a ficha pode ser usada em reclamações trabalhistas, ações previdenciárias e auditorias do eSocial. Veja os principais prazos:

Boa prática: guarde as fichas pelo prazo mais longo aplicável ao trabalhador — geralmente 20 anos após o encerramento do contrato.

Ficha de EPI pode ser eletrônica?

Sim. A própria NR-6 admite "sistema informatizado" como forma de registro. Softwares de gestão de SST permitem emitir fichas digitais com assinatura eletrônica, exportar relatórios para o eSocial e controlar validade dos CAs automaticamente. O requisito essencial permanece o mesmo: a identificação inequívoca do trabalhador e a confirmação de recebimento.

O trabalhador pode se recusar a assinar a Ficha de EPI?

Sim, mas a recusa não isenta o empregador de fornecer o EPI nem elimina o risco de autuação. A NR-6 é clara ao estabelecer que o trabalhador deve usar o EPI fornecido. Em caso de recusa de assinatura, a empresa deve:

• Registrar a recusa com a presença de duas testemunhas;
• Notificar o trabalhador por escrito;
• Aplicar medidas disciplinares previstas no regulamento interno;
• Comunicar ao SESMT ou ao médico do trabalho quando a recusa envolver riscos à saúde.

Ficha de EPI e o eSocial SST: qual a relação?

O evento S-2240 do eSocial exige que o empregador informe, por trabalhador, os agentes nocivos aos quais ele está exposto e os EPIs utilizados para a mitigação — incluindo o número do CA. A ficha de EPI é o documento-base que alimenta essas informações e, em caso de auditoria, comprova a veracidade dos dados declarados.

Sem ficha atualizada, o lançamento no S-2240 pode ser inconsistente com a realidade, gerando riscos de:

• Autuação pelo Auditor Fiscal do Trabalho;
• Questionamento pelo INSS sobre enquadramento de aposentadoria especial;
• Responsabilidade civil em ações de acidente de trabalho.

Quais as multas por não manter a Ficha de EPI?

A ausência ou irregularidade na ficha de EPI configura infração às Normas Regulamentadoras, sujeita a autuação com base na Portaria MTE nº 3.214/1978 e na tabela de gradação de multas da Portaria SIT nº 290/2011. As multas variam conforme o grau de infração e o número de trabalhadores afetados, podendo chegar a valores expressivos em empresas de médio e grande porte. Reincidências dobram o valor da penalidade.

Modelo de Ficha de EPI: elementos essenciais

Abaixo, um resumo dos campos mínimos que qualquer modelo deve conter:

Conclusão: Ficha de EPI bem gerida protege o trabalhador e a empresa

Manter a ficha de EPI atualizada, completa e arquivada corretamente não é burocracia — é a linha de defesa mais direta da empresa em fiscalizações, ações trabalhistas e auditorias do eSocial SST. Um processo simples de entrega, registro e renovação periódica já garante conformidade com a NR-6 e consistência nos dados do S-2240.

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